Modules
DOKHEON se distingue par sa modularité et son intégration fluide, offrant une solution flexible pour centraliser et simplifier la gestion des documents numériques. Avec ses modules complémentaires, il couvre tous les aspects essentiels, de la gestion des structures et des documents aux workflows, droits d’accès et rapports détaillés. Cette solution transforme la gestion documentaire en une opération fluide, sécurisée et performante, adaptée aux besoins spécifiques de chaque organisation.
Notez que cette liste est indicative et peut être sujette à des ajustements en fonction des besoins spécifiques de votre organisation (développement complémentaire sur mesure).
1/ Entreprises et Structures
DOKHEON permet de gérer efficacement plusieurs Entreprises ou Structures (direction, unité, etc.) en adaptant la solution aux besoins des utilisateurs. Que ce soit pour une gestion centralisée au niveau national ou une approche multi-entreprise, DOKHEON garantit une organisation fluide et une administration simplifiée.
2/ Plans de Classement
DOKHEON permet de gérer vos documents dans des Plans de Classement, une structure qui permet de classer et retrouver les documents selon des critères prédéfinis. DOKHEON permet de créer, réutiliser et partager plusieurs Plans de Classement adaptés aux besoins des utilisateurs, facilitant ainsi l'organisation et la collaboration.
3/ Dossiers Type / Dossiers
DOKHEON propose une gestion optimisée et réutilisable des Dossiers Type, permettant de standardiser les processus tout en réduisant le temps de traitement des documents. Cette fonctionnalité assure un regroupement cohérent des documents et favorise une organisation uniforme, améliorant ainsi l’efficacité et la collaboration entre les utilisateurs.
4/ Documents Type / Documents
DOKHEON gère les documents via des « Document Type », qui sont des modèles standardisés définis par leur nom, description, format, et fréquence de mise à jour. Ces modèles assurent une gestion cohérente des documents, facilitent leur traitement et utilisation, améliorent la productivité, et réduisent les erreurs au sein de l’organisation.
5/ Indexation et recherche : Attributs Dynamiques des Documents
DOKHEON donne la possibilité d’enrichir la « Fiche Document » en ajoutant de nouveaux attributs au besoin et distinctement pour chaque Document Type. Ainsi, chaque Document Type aura ses propres spécificités et ses propres champs, en plus des informations communes de base renseignées pour tous les documents.
6/ Gestion des archives et calendrier de conservation
DOKHEON propose une solution complète pour l’organisation, le classement et le suivi du cycle de vie des documents. Grâce à des règles de conservation adaptées, les documents sont gérés de manière structurée (courants, intermédiaires, définitifs), facilitant leur archivage et leur accessibilité selon les besoins de l’entreprise.
7/ Workflow et gestion des processus
DOKHEON automatise et simplifie la gestion des processus métier en offrant des workflows clairs et efficaces. Ces workflows permettent de modéliser, suivre et optimiser les processus internes, garantissant une collaboration fluide et une gestion transparente des tâches et des délais.
8/ Paramétrage & droits d’accès
DOKHEON est entièrement paramétrable facilitant son adaptation aux spécificités de chaque entreprise/client. Tous les attributs renseignés depuis des listes disponibles dans les interfaces sont paramétrables et personnalisables pour permettre une customisation totale de la solution. DOKHEON utilise aussi un annuaire pour la gestion de ses utilisateurs, ce qui lui donne la capacité d’une gestion granulaire et sécurisée des droits d’accès.
9/ Rapports & Statistiques
• Génération des tableaux de bord dynamiques donnant une vue globale sur l’ensemble de la base documentaire
• Génération des Statistiques sous plusieurs formats (tableaux, graphiques, etc.)
• Génération des Rapports à la demande.
